Подключение кабельной телефонной сети стоит немало, ведь для обслуживания требуется дорогостоящее оборудование, кабели и персонал. В связи с этим ей на смену приходит ВАТС – виртуальная автоматическая телефонная станция.
Что такое виртуальная АТС
Виртуальная АТС простыми словами – это телефония, при которой связь осуществляется не по обычным проводам, а через интернет. Данный подход позволяет сэкономить на техническом обслуживании, персонале и оборудовании. Устройства связи ВАТС подключаются при помощи IP-шлюзов физических устройств, напоминающих роутеры, либо специального программного обеспечения.
Как работает виртуальная АТС
Объяснить принципы работы офисной телефонии проще всего на примере. Представьте, что клиент звонит в компанию, где подключена ВАТС. Процесс выглядит так:
- Вызов в автоматическом режиме направляется на ВАТС, она обрабатывает звонок. Подключается голосовой помощник: он предлагает абоненту выбрать необходимое действие, нажав на одну из клавиш смартфона.
- Происходит маршрутизация в соответствии с выбранным клиентом действием. Вызов направляется в необходимый отдел либо к сотруднику.
- Тот обрабатывает входящую заявку и общается с клиентом. Если сотрудники недоступны, клиент может воспользоваться голосовым меню либо дождаться ответа от менеджера.
- По окончании общения ВАТС передаёт данные клиента в базу и предлагает оценить качество обслуживания. Владелец компании и уполномоченные лица смогут проанализировать эффективность работы сотрудников на основании статистики.
Подробнее о том как работает Виртуальная АТС рассказываем в это статье.
Преимущества и недостатки ВАТС
К преимуществам данной технологии относятся:
- Зона покрытия. ВАТС можно использовать в любом месте, где есть интернет. Это позволяет бизнесу присутствовать в разных регионах, даже если физически офис находится только в одном месте.
- Автоматизация и модификация. Владелец может настроить голосовое меню, распределение вызовов согласно политике компании или любым правилам.
- Интеграция. ВАТС можно подключить к онлайн-чату, электронной почте, CRM-системам и другим сервисам, обеспечивая единый процесс работы.
- Отчётность и аналитика. Сотрудники компании могут анализировать статистику вызовов, оценивать работу операторов, оптимизировать рабочие процессы.
- Масштабируемость. ВАТС можно настраивать в зависимости от потребностей бизнеса — увеличивать или уменьшать количество линий, расширять функционал и степень интеграции с другими сервисами компании.
Чем виртуальная АТС отличается от аналоговой
Основное отличие аналоговых станций от ВАТС — в принципе работы. В первом случае звуковые сигналы преобразуются в электрические импульсы и передаются по телефонным проводам. Недостаток данного типа связи — необходимость создания телефонной сети и прокладки проводов. Это влечёт за собой ограничение — доступен только голосовой формат обмена данными.
ВАТС использует цифровые каналы IP-сетей для передачи голоса через интернет. Это позволяет задействовать дополнительные виды коммуникации: голосовую почту, видеотрансляции, конференц-связь. Доступны опции удержания или ожидания вызова.
Виртуальная и облачная АТС — одно и то же?
В большинстве случаев эти термины используются как синонимы. Различие только в том, чьи ресурсы использует IP-АТС-соединение. Если оно реализовано локально и задействованы внутренние серверы компании, его можно назвать ВАТС. Если функционал полностью находится в облаке, на сервере оператора, такое подключение называют облачной АТС.
Как подключить ВАТС
Для подключения ВАТС необходимо выбрать провайдера и виртуальный номер. После оплаты оператор предоставит доступ к ВАТС и поможет ее настроить в соответствии с требованиями, которые предъявляет компания. Но есть и общие шаги:
- Выделите внутренние телефонные номера и настройте их под каждого сотрудника. Необходимо настроить путь переадресации и прописать необходимые ограничения на исходящие звонки и уровни доступа абонентов. Это исключит использование сотрудниками рабочей сети не по назначению.
- Подготовьте расписание работы АТС. Большинство систем по умолчанию настроены на работу в режиме 24/7, но его можно поменять в соответствии со спецификой работы предприятия или организации.
- Настройте порядок обработки номеров, режимы обзвона, чтобы найти более точный подход к разным группам клиентов. Правильные настройки помогут сэкономить время и отфильтруют ненужные номера при рассылках и обзвонах.
- При необходимости подключите дополнительные инструменты: чёрный список, голосовое меню, звуковые файлы и другие компоненты ПО.
Заключение
Таким образом, виртуальная АТС — современное решение для бизнеса, замена аналоговых телефонных станций. С её помощью бизнес может оптимизировать рабочие процессы, сэкономить на содержании оборудования, персонала и других сопутствующих тратах.
