Когда бизнес растёт, увеличиваются объёмы заказов. Нагрузка на сотрудников тоже поднимается, в том числе по части коммуникации. В таких ситуациях многие организации подключают корпоративный мессенджер. С его помощью можно мгновенно отправлять запросы другим сотрудникам, делиться документами, проводить групповые совещания, взаимодействовать с поставщиками и партнёрами и решать ряд других задач.
Что такое корпоративный мессенджер?
Корпоративный мессенджер — это программное обеспечение для обмена сообщениями внутри компании и взаимодействия с клиентами. Приложение позволяет сотрудникам общаться друг с другом, организовывать рабочие группы, проводить видеоконференции и обмениваться файлами.
В отличие от обычных мессенджеров, таких как WhatsApp или Telegram, корпоративные решения ориентированы на безопасность данных, интеграцию с другими бизнес-приложениями и соответствие внутренним требованиям бизнеса.
Виды корпоративных мессенджеров
Есть разные виды мессенджеров для бизнеса, каждый из которых имеет свои характеристики:
- Облачные программы. Работают через интернет, данные хранятся на серверах провайдера. Это удобно для компаний, у которых нет собственных серверных мощностей.
- Серверные мессенджеры. Устанавливаются на собственные сервера организации, что обеспечивает более высокое качество контроля над данными.
- Гибридные решения. Сочетают элементы облачных и серверных решений, позволяя компаниям выбирать оптимальный баланс между удобством в применении и уровнем безопасности.
- Специализированные мессенджеры. Разработаны под конкретные отрасли или задачи: медицина, финансы или IT.
Совет! Именно гибридные решения рекомендуются бизнесу, работающему с личными данными клиентов (букмекерские конторы, медицинские центры, банки и бухгалтерские агентства). Важные сведения надёжнее хранить на собственных серверах, а остальную часть ПО разместить у провайдера.
Чтобы сделать телефон ключевым инструментом для коммуникаций внутри компании, подключите виртуальную АТС «МТТ Бизнес». Ваш бизнес будет всегда на связи — как для партнёров и поставщиков, так и для клиентов.
Функции корпоративного мессенджера
Современные приложения для бизнеса имеют широкий набор функций, которые помогают оптимизировать рабочий процесс:
- Мгновенный обмен информацией. Возможность быстро отправлять сообщения коллегам и получать ответы в реальном времени.
- Создание групповых чатов для обсуждения проектов, задач и других вопросов.
- Видеоконференции. Проведение онлайн-встреч с участием нескольких сотрудников, включая возможность демонстрации экрана.
- Интеграция с другими приложениями. Поддержка работы с календарями, CRM-платформами и прочими инструментами.
- Защита данных. Шифрование сообщений, двухфакторная аутентификация, управление доступом к данным.
- Обмен файлами. Передача документов, презентаций и других файлов прямо через мессенджер.
Обычно мессенджеры не универсальные. Каждая программа специализируется на конкретных потребностях бизнеса: обслуживании клиентов, видеосвязи для совещаний, безопасном хранении данных.
Плюсы и минусы мессенджеров для корпораций
Использование приложений для мгновенного общения внутри компании имеет ряд преимуществ:
- Повышение эффективности коммуникации. Сотрудники могут быстрее решать вопросы и координировать работу.
- Уменьшение затрат на связь. Многие мессенджеры предоставляют бесплатные или недорогие тарифы для бизнеса.
- Удобство и гибкость. Возможность работать из любой точки мира, используя мобильные устройства.
Несмотря на все эти достоинства, у мессенджеров есть и недостатки:
- Зависимость от интернета. В случае отсутствия стабильного соединения работа может быть затруднена.
- Проблемы с безопасностью. Несмотря на меры защиты, может быть риск утечки данных.
- Отвлечение внимания. Частое использование мессенджера может отвлекать сотрудников от основной работы.
Совет! Большинство проблем поможет решить штатный сотрудник, который будет отвечать за использование, безопасность и развитие мессенджера.
Факторы выбора корпоративного мессенджера
При выборе корпоративного мессенджера важно учитывать следующие моменты:
- Безопасность. Обратите внимание на применение современных технологий шифрования, уровень защиты от несанкционированного доступа, соблюдение требований законодательства.
- Функциональность. Оцените набор функций для взаимодействия сотрудников: видеоконференции, интеграция с другими приложениями, создание групповых чатов.
- Совместимость с устройствами. Важно, чтобы сервис одинаково хорошо работал на разных устройствах.
- Цена. Учитывайте стоимость лицензии или подписки, дополнительные расходы на поддержку и обновление.
- Техническая поддержка. Выбирайте провайдера с качественной поддержкой пользователей.
- Модернизация. Возможность расширения функционала и увеличения количества пользователей по мере роста компании — важный критерий выбора.
На что обратить внимание при выборе мессенджера для бизнеса? Лучше ориентироваться на потребности вашей компании. Можно провести опрос среди сотрудников. Не стоит сразу выбирать универсальные решения и переплачивать за ненужные опции.
Как внедрить корпоративный мессенджер в компанию?
Внедрение ПО проходит в несколько этапов:
- Анализ потребностей. Определение целей и задач, которые должны решаться с помощью мессенджера.
- Выбор подходящего решения. Сравнение различных вариантов, исходя из критериев, указанных выше.
- Подготовка инфраструктуры. Установка необходимого оборудования и программного обеспечения, настройка серверов (если требуется).
- Обучение персонала. Проведение тренингов и инструктажей для сотрудников, чтобы они могли эффективно использовать новый инструмент.
- Запуск пилотного проекта. Тестирование мессенджера на небольшой группе сотрудников перед массовым внедрением.
- Мониторинг и обратная связь — сбор отзывов от пользователей, анализ результатов и внесение корректировок.
- Полномасштабное внедрение и распространение мессенджера на всех сотрудников компании.
Лучшие корпоративные мессенджеры для бизнеса
Среди популярных предложений можно рассмотреть следующие платформы.
Microsoft Teams
Облачная платформа, разработанная корпорацией Microsoft. Объединяет в себе функции чата, видеоконференцсвязи, хранения файлов и других инструментов для продуктивной работы команды.
Инструменты Microsoft Teams:
- Чат. Обмен сообщениями между сотрудниками, возможность создания тематических каналов для обсуждения конкретных проектов или тем.
- Видеоконференции. Проведение онлайн-встреч с участием до 300 человек одновременно, поддержка демонстрации экрана, совместного редактирования документов и записи совещаний.
- Интеграция с Office 365. Доступ к документам Word, Excel, PowerPoint прямо через интерфейс Teams. Работа с OneDrive для удобного хранения и работы с файлами в облаке.
- Приложения и расширения. Поддержка множества сторонних приложений и сервисов, включая Trello, Asana, GitHub и другие, что позволяет автоматизировать рабочие процессы и повысить эффективность.
- Безопасность. Многоуровневая защита данных, включая шифрование сообщений и файлов, управление правами доступа и контроль за безопасностью корпоративных данных.
Slack
Популярный инструмент для командного общения, который помогает упростить коммуникацию внутри компаний. Slack поддерживает следующие функции:
- Каналы. Создание открытых и закрытых каналов для разных отделов, проектов или обсуждений, что облегчает структурирование информации и уменьшает количество отвлекающих факторов.
- Прямые сообщения. Возможность отправки личных сообщений коллегам для быстрой связи вне общих каналов.
- Интеграции. Поддержка большого количества приложений и сервисов: Google Drive, Dropbox, Zoom, Jira и др.
- Поиск и архивация. Мощный поисковый механизм, позволяющий быстро находить нужные сообщения, файлы и документы, а также функция архивации старых разговоров для сохранения истории проекта.
- Уведомления. Гибкая настройка оповещений, позволяющая контролировать поток информации и избегать перегрузки.
Zoom
Сервис для проведения видеоконференций, который стал популярным благодаря простоте использования и надёжности.
Особенности Zoom:
- Видео- и аудиоконференции. Поддержка до 1000 участников в одной встрече, высококачественное видео и аудио, возможность демонстрации экрана и совместного использования контента.
- Запись встреч. Встроенная функция записи конференций. Запись может быть сохранена локально или в облаке для последующего просмотра.
- Интерактивные инструменты. Аннотации, опросы, чат во время встречи, виртуальные фоны и другие функции, повышающие вовлечённость участников.
- Безопасность. Использование шифрования данных, возможность настройки паролей для входа в конференции и блокировки нежелательных участников.
- Поддержка мобильных устройств. Приложения для iOS и Android позволяют участвовать в конференциях с мобильных телефонов и планшетов.
Telegram for Business
Корпоративная версия популярного мессенджера Telegram, ориентированная на обеспечение безопасности и конфиденциальности бизнес-коммуникаций.
Основные преимущества:
- Шифрование. Все сообщения и данные защищены сквозным шифрованием, что гарантирует их конфиденциальность даже при передаче через интернет.
- Канал и группы. Возможность создавать публичные каналы для распространения новостей и объявлений, а также закрытые группы для обсуждения рабочих вопросов.
- Боты. Использование ботов для автоматизации рутинных задач, таких как отправка напоминаний, сбор статистики или выполнение запросов пользователей.
- Облачное хранилище. Неограниченный объём виртуального пространства для хранения сообщений, медиафайлов и документов.
- Скорость и надёжность. Быстрая передача данных и минимизация задержек делают Telegram удобным инструментом для оперативной коммуникации.
Mattermost
Открытая платформа, предоставляющая ряд инструментов для управления проектами и совместной работы.
Ключевые характеристики Mattermost:
- Настраиваемый сервер. Возможность развёртывания сервера на собственных мощностях предприятия с полным контролем над вопросами безопасности.
- Чаты и каналы. Создание публичных и приватных каналов для обсуждения профильных рабочих процессов, а также личные сообщения для индивидуального общения.
- Интеграции. Поддержка приложений и сервисов GitLab, Jenkins, Jira, упрощающих взаимодействие с внешними системами.
- Управление документами. Встроенные функции для хранения и совместного редактирования документов, интеграция с популярными облачными хранилищами.
- Безопасность. Мощные механизмы защиты данных, включая двухфакторную аутентификацию, управление правами доступа и мониторинг активности пользователей.
- Расширяемость. Возможность масштабирования системы под нужды растущего бизнеса для поддержания высокой производительности и стабильной работы.
Эти платформы предоставляют разные решения для корпоративной работы и могут использоваться в зависимости от специфики потребностей организации.
Заключение
Корпоративный мессенджер повышает продуктивность сотрудников внутри компании и улучшает качество обслуживания клиентов. Хотите интегрировать сервис мгновенных сообщений в колл-центр и повысить продуктивность сотрудников? Специалисты MTT готовы вам помочь и разработать персональную стратегию по оптимизации отдела продаж.
