Автоматизация бизнес-процессов — это использование современных технологий в повседневной работе компании. «Умные» инструменты берут на себя все рутинные задачи, требующие времени и ресурсов. Вместо того чтобы вручную вводить данные, проверять отчеты или отслеживать поставки, вы можете внедрить систему, которая будет делать это за вас.
Цели автоматизации бизнеса
Бизнес-процессы (БП) — последовательность взаимосвязанных задач, которые компания выполняет для достижения конкретных результатов. Когда их становится слишком много, встает вопрос оптимизации. Ее цели:
- ускорить время выполнения операций, увеличить объем продукции;
- улучшить качество услуг;
- уменьшить количество ошибок за счет машинного труда;
- сократить затраты на оплату труда, менеджмент, обучение персонала;
- повысить уровень управления;
- получить полный контроль над проектом;
- принимать решения на основе точных актуальных данных;
- улучшить клиентский сервис;
Преимущества автоматизации бизнес-процессов
Практически любой БП можно автоматизировать. Есть готовые решения, которые можно внедрить немедленно. В более сложные задачи надо вкладывать средства, привлекать разработчиков. Но в перспективе цифровизация позволит получить ряд преимуществ:
- эффективность — сотрудники не тратят времени на выполнение рутинной работы, занимаются решением стратегических задач;
- прозрачность — руководитель может отслеживать все этапы проекта, контролировать ход работы, своевременно выявлять проблемы;
- увеличение скорости обработки информации — можно быстро обработать большие объемы данных, что особенно важно для больших быстрорастущих предприятий;
- гибкость — работу компании легче адаптировать под изменяющиеся условия рынка, требования заказчиков;
- улучшение сервиса — позволяет качественно обслуживать клиентов, повышает уровень их лояльности.
Оптимизация бизнес-процессов — инвестиция в будущее, которая делает компанию конкурентоспособной. Главное — правильно выбрать инструменты и научиться их применять.
Как автоматизировать бизнес-процессы
Инновации — не просто тренд, а необходимость. Их цель — не просто заменить человека машиной, а сделать бизнес прибыльным.
Для начала задайте себе вопрос: на что предприятие тратит больше всего времени и ресурсов? Ответы могут быть разными: операции учета, работа с персоналом, логистика, продажи. Проведите анализ, определите направления, которые можно автоматизировать.
Следующий шаг — выбор подходящего инструмента. Рынок предлагает разные решения: от CRM до сложных интегрированных систем управления предприятием. Ваша задача — выбрать продукт, который подходит для ваших задач и укладывается в бюджет.
Проведите обучение сотрудников — теоретическое и практическое. Без понимания, как работать с новой системой, все усилия могут быть напрасными.
Рассмотрим примерный алгоритм цифровизации БП:
| Этапы | Действия |
| Определение цели | Выберите направление и цель автоматизации |
| Анализ | Изучите существующий порядок работы, чтобы понять, какие улучшения можно внести |
| Выбор инструментов | Исследуйте рынок. Выберите подходящее решение |
| Реализация | Внедрите инструмент, обучите сотрудников его использованию |
| Тестирование | Протестируйте новую систему, при необходимости внесите коррективы |
| Мониторинг | Контролируйте работу, отслеживайте показатели, находите и исправляйте недостатки |
Какие процессы можно автоматизировать
Все БП можно разделить на несколько категорий:
- операционные — включают все этапы работы предприятия: от закупки сырья до продажи готовой продукции. Внедрение инноваций позволит улучшить качество продукции, оптимизировать затраты, сократить время выполнения заказов;
- управляющие — обеспечивают контроль, осуществляют анализ финансовых показателей, планирование, прогнозирование. Цифровизация дает возможность упростить принятие решений, ускорить обработку информации, сделать ее более точной;
- поддерживающие — обслуживают информационные системы, обеспечивают безопасность данных, проводят работу с персоналом и клиентами. Современные технологии повышают надежность, снижают риск утечки информации, позволяют оптимизировать подбор и обучение кадров.
Приведем примеры для каждой категории:
| Тип | Задача | Функции, которые можно автоматизировать |
| Операционный | Обработка заказов |
|
| Управляющий | Управление рисками |
|
| Поддерживающий | Работа с персоналом |
|
Инструменты автоматизации бизнес-процессов
Рассмотрим системы, специально разработанные для оптимизации бизнес-процессов.
- CRM (управление клиентской базой) — используется для автоматизации процесса продаж. Основные функции: хранение информации о клиентах, управление продажами, маркетинг, аналитика, отчетность. Система может интегрироваться с IP-телефонией, позволяет автоматизировать рутинные маркетинговые задачи;
- ERP (планирование ресурсов) интегрирует в единую систему различные БП: финансы, закупки, продажи, производство. Единая база данных упрощает управление, позволяет принимать решения в режиме реального времени, с учетом актуальной информации;
- WMS (управление складом) ведет учет операций на складе, управляет запасами, отслеживает движение товаров, контролирует выполнение заказов;
- HRM (управление персоналом) оптимизирует работу с кадрами — наем, обучение, оценку эффективности, учет рабочего времени;
- TMS (управление транспортом) регулирует транспортные потоки, помогает составлять маршруты, контролировать стоимость перевозок, прогнозировать возможные проблемы на пути следования.
У каждой системы свое назначение. Но все они объединены общей целью — сделать предприятие более эффективным.
Телефония + CRM — частный случай автоматизации бизнес-процессов
Успех продаж часто зависит от человеческого фактора. Сделки срываются из-за того, что менеджер забыл контактные данные заказчика или вовремя не ответил на звонок. При масштабировании компании такие ситуации становятся реальной проблемой. Выход есть — объединить телефонию и CRM, упростив взаимодействие с клиентами.
Вот как это работает:
- Входящий звонок. Когда покупатель звонит в офис, программа автоматически определяет его номер телефона. Если номер привязан к профилю в CRM, на экране сотрудника отображается карточка клиента с его данными.
- Работа с карточкой. Сотрудник видит всю историю общения с покупателем, включая прошлые звонки, покупки, жалобы, пожелания. Это помогает быстро понять, в чем проблема.
- Обработка звонка. Менеджер общается с клиентом, предлагает новые продукты на основании данных о предыдущих покупках.
- Запись информации. После разговора с покупателем сотрудник вносит информацию по его итогам в CRM. Запись разговора сохраняется, при необходимости менеджер сможет послушать его повторно.
Вот несколько «фишек» интеграции CRM и телефонии:
- программа фиксирует звонки, запоминает номер телефона абонента;
- автоматически создает сделку, прикрепляет аудиозапись звонка и задачу;
- если звонок пропущен, формирует задачу «Перезвонить» со сроком выполнения;
- с помощью маршрутизации перенаправляет заказчика на персонального менеджера;
- помогает собирать и анализировать данные, выявить проблемные места;
- увеличивает продажи, укрепляет отношения с клиентами.
Если менеджер захочет связаться с заказчиком, он легко найдет его номер в базе и позвонит ему прямо из CRM. Система сама наберет номер, запишет разговор, занесет данные в карточку.
Как измерить эффективность автоматизации бизнес-процессов
Самый простой метод оценки эффективности — сравнение «до и после». Вот несколько показателей:
- рабочие задачи стали выполняться быстрее;
- снизилось количество ошибок, связанных с человеческим фактором;
- сотрудники выполняют больше операций за единицу времени;
- работа не требует большого количества персонала, может выполняться круглосуточно без перерывов.
Для оценки экономического эффекта можно использовать:
- Коэффициент возврата инвестиций (ROI) —определяет, насколько быстро компания окупит вложения и начнет получать прибыль;
- Чистая приведенная стоимость (NPV) — помогает оценить рентабельность систем автоматизации бизнеса. Если показатель положительный, то инновации принесут прибыль, если нет — проект убыточный, его не стоит реализовывать.
Все эти показатели применяются для оценки эффективности БП. Важно выбирать те метрики, которые наиболее релевантны для вашей компании и внедряемых решений. Учитывайте ваши цели, особенности бизнеса организации, специфику рынка. Сочетайте различные подходы для глубокого и точного анализа. Ключ к успешной автоматизации — не только современные технологии, но и постоянный мониторинг, анализ эффективности, готовность к изменениям.
