Современный офис не сможет работать без эффективной системы связи. Коммуникации внутри компании, обратная связь от клиентов, переговоры с партнёрами — составляющие успешного бизнеса. Как грамотно организовать телефонию для вашего офиса? В статье рассмотрим способы корпоративной связи, дадим рекомендации по настройке телефонной сети в офисе.
Для чего нужна офисная телефония
Офисная телефония — не просто короткий номер, который вы набираете, чтобы дозвониться до коллеги в соседнем кабинете. Это целая система, которая помогает предприятию работать более эффективно. Даже в эпоху интернета телефон остаётся незаменимым инструментом. Вот несколько причин:
- Удобство — можно быстро решить вопрос, связаться с нужным специалистом или отделом, обсудить важную информацию.
- Имидж компании — клиенты и деловые партнёры предпочитают звонки на федеральный или городской номер, а не мобильный телефон сотрудника.
- Профессиональное общение — обсуждать деловые вопросы, уточнять детали сделок с контрагентами лучше по телефону, а не в мессенджерах.
- Обратная связь — многоканальная линия позволяет операторам кол-центра быстро отвечать на вопросы клиентов, отделу продаж — продвигать товары и услуги компании.
- Безопасность — в чрезвычайных ситуациях можно быстро вызвать экстренные службы.
Офисные телефоны — часть корпоративной инфраструктуры. Они позволяют оперативно отвечать на звонки, решать возникшие проблемы, быстро реагировать на запросы клиентов.
Три схемы организации телефонии в офисе
Разберёмся в трёх основных схемах связи в офисе — аналоговой, многоканальной, IP-телефонии.
- Классическая аналоговая — простейшая традиционная схема телефонизации офиса, в которой каждый аппарат подключается напрямую к телефонной линии. Переадресация не предусмотрена, число одновременных входящих звонков ограничено количеством доступных устройств.
- Многоканальная — АТС (автоматическая телефонная станция) позволяет подключить к одной линии несколько аппаратов и увеличить количество принимаемых звонков. Однако в этом случае у настройки телефонии в офисе есть особенности: установка и обслуживание офисной АТС требуют расходов, специального оборудования, технической поддержки.
- IP-телефония — современная функциональная схема, основанная на технологии VoIP (голос через интернет). Она позволяет гибко настраивать систему связи, добавлять новые линии, распределять звонки между сотрудниками. Система поддерживает ряд функций — видеоконференции, голосовую почту, автоматическую переадресацию вызовов.
Преимущества IP-телефонии в офисе
IP-телефония все чаще применяется в бизнес-среде, особенно в офисных пространствах. Этот интерес оправдан, ведь у неё много преимуществ:
- Экономичность — для связи используется выделенный интернет-канал. Можно экономить на телефонных звонках, особенно международных.
- Универсальность — работает на любом устройстве, имеющем доступ в интернет — от компьютера до смартфона. Сотрудники могут оставаться на связи даже вне офиса.
- Функциональность — позволяет совершать звонки, отправлять сообщения, проводить видеоконференции, записывать разговоры, использовать автоответчик.
- Интеграция с другими системами — может объединяться с CRM- и ERP-системами, что упрощает обмен информацией, улучшает взаимодействие с клиентами.
- Масштабируемость — позволяет быстро добавлять новые линии и телефонные номера.
- Качество — современные технологии делают сигнал более чётким и стабильным.
IP-телефония — оптимальное решение для эффективной работы офиса. Её внедрение улучшает коммуникацию и существенно экономит ресурсы.
Как звонить через IP-телефонию
Как совершать звонки через интернет, минуя традиционные телефонные линии? Этот процесс требует небольшой подготовки и включает несколько этапов:
- Выбор устройства. Это может быть IP-телефон, смартфон, компьютер или ноутбук. Главное — возможность подключения к интернету.
- Установка софта. Для звонка вам потребуется программное обеспечение — Skype, Zoom, Viber или приложения-софтфоны типа 3CX, Zoiper.
- Регистрация SIP-аккаунта у провайдера. Session Initiation Protocol (SIP) — это специальный протокол, который используется для звонков в IP-сетях.
- Настройка программы. Внесите данные вашего SIP-аккаунта — номер телефона (имя пользователя) и пароль в настройки вашего софтфона.
- Теперь вы можете совершать звонки. Введите номер телефона абонента, нажмите кнопку вызова.
Качество звонка зависит от стабильного интернет-соединения, а также устройства связи.
Для звонков с компьютера на компьютер нужен только интернет. Оба устройства требуется подключить к сети, установить специальное ПО — софтфон. Такие звонки бесплатны, но качество звука ниже, чем у обычных телефонов, особенно при плохом интернете.
Для вызовов с компьютера на телефон вам понадобится приложение для звонков, например Skype или Viber. Технология основана на преобразовании цифрового сигнала в аналоговый для передачи по телефонной линии. За такие звонки пользователям приходится платить, но их цена ниже, чем по традиционной линии связи.
Для телефонных звонков требуется дополнительное устройство — IP-телефон, подключённый к интернет-кабелю. Его преимущества — высокое качество связи, надежность, возможность подключения дополнительных функций. Звонки с телефона на телефон платные, требуют проводного подключения, что ограничивает мобильность абонентов.
Во всех случаях IP-телефония стоит меньше, чем звонки по обычным телефонным линиям. Особенно это важно для международных вызовов. Выбор устройства зависит от ваших предпочтений, условий его использования.
Как подключить IP-телефонию в офисе
Вы решили внедрить единую корпоративную связь для офиса. С чего начать? Как настроить телефонию в офисе? Есть два варианта — программная и облачная IP-телефония.
В первом случае компания устанавливает специальное программное обеспечение на свои компьютеры. Для эффективной работы нужны надёжные серверы, квалифицированные IT-специалисты. Компания сама отвечает за работоспособность сети, безопасность, сохранность данных. Программный вариант часто выбирают крупные корпорации. Они могут позволить себе сложное дорогое оборудование и предпочитают хранить информацию на локальных серверах.
Облачная — это виртуальная АТС, размещённая на удалённых серверах провайдера и арендуемая компанией. Этот вариант не требует расходов на собственное оборудование. Клиент вносит плату за обслуживание согласно тарифу. Безопасность данных обеспечивает провайдер, использующий надёжные протоколы шифрования. Выбрав облачный вариант, убедитесь, что ваш интернет имеет достаточную скорость. Если качество связи низкое, могут возникнуть проблемы со звуком и соединением.
Следующий шаг — выбор провайдера. Исследуйте разные предложения, выберите того, кто предлагает стабильную связь, техподдержку, оптимальную стоимость. Убедитесь, что провайдер может обеспечить нужное количество линий и номеров для вашего офиса.
После этого вам нужно выбрать оборудование. На рынке доступно несколько моделей IP-телефонов, от простых бюджетных до многофункциональных устройств. Выбор конкретной модели зависит от ваших требований и бюджета. Убедитесь, что оборудование поддерживает необходимые функции — видеоконференцию или подключение гарнитуры. Для VoIP-звонков с компьютера или мобильного устройства можно использовать софтфон.
Завершающий этап — заключение договора с выбранным провайдером. Убедитесь, что в нём указаны сроки, стоимость, гарантии, условия обслуживания.
Как выбрать номера телефонов
Выбор номера телефона — важный шаг, который может повлиять на узнаваемость вашего бренда. Вот несколько критериев:
- Тип номера. Существуют разные виды номеров — городские, федеральные, международные. При выборе стоит учитывать, где находятся ваши клиенты, какой номер будет для них удобным.
- Лёгкость запоминания. Номер, который можно быстро запомнить, станет вашим дополнительным преимуществом.
- Стоимость. Цена услуг зависит от провайдера и типа номеров. Убедитесь, что ваш выбор экономически оправдан.
- Надёжность оператора: При выборе номера важно учесть репутацию провайдера. Проверьте его рейтинг, отзывы клиентов о качестве связи, дополнительных услугах.
Подключение IP-телефонии для офиса — это разумная инвестиция в ваш бизнес. Вы сможете сократить затраты, наладить коммуникацию между работниками, клиентами и партнёрами.
