Как перестать терять клиентов и организовать эффективную обработку вызовов? О чем нужно задуматься в первую очередь?
Качественная, бесперебойная связь – залог успешности любой деятельности. Но не менее важна правильная организационная структура фирмы с четким распределением ответственности и должностных обязанностей сотрудников.
Каждый менеджер должен знать, что от него требуется и каким образом он должен взаимодействовать с коллегами и клиентами. Добиться положительного результата поможет организационная схема компании, которая должна быть проста для понимания и лаконична. Проанализировав данную информацию, можно обнаружить слабые места и проблемы в управлении.
Разобравшись с обязанностями и полномочиями сотрудников, следует позаботиться о телефонной связи офиса. Оптимальный вариант для компании любого масштаба и сферы деятельности – подключение виртуальной АТС. Такой вариант связи позволяет эффективно организовать телефонию в соответствии с потребностями и спецификой бизнеса.
Так же виртуальная АТС предоставляет абонентам ряд функциональных возможностей для автоматизации обработки вызовов:
• Голосовое меню (IVR) – многоуровневая система голосовых сообщений, выстроенная специальным образом.
Услуга упрощает навигацию позвонивших клиентов в компанию и позволяет самостоятельно получить интересующую информацию или связаться с менеджером или отделом. Голосовое меню может приветствовать клиентов, проигрывать музыку вместо длинных гудков и отвечать на наиболее распространенные вопросы.
• Переадресация вызовов – перенаправление входящих звонков на мобильные и городские номера сотрудников.
Сценарии переадресации позволяют грамотно и эффективно организовать порядок обработки входящих звонков и всегда оставаться на связи с партнерами и клиентами.
Вы можете самостоятельно настроить любую схему переадресации в «Личном кабинете»:
• Звонок может идти к ответственному сотруднику или отделу в зависимости от тематики обращения.
• Переадресация вызовов по дням недели, времени суток или графику работы компании.
Необходимо тщательно продумывать новый сценарий обработки звонков: последовательность действий и их логическое завершение. Это значительно упростит работу компании, а дальнейшая настройка не составит особого труда. Вам не требуется особых технических знаний или вызова специалиста.
Чтобы сократить время ожидания клиента на линии и не перебрасывать его от одного менеджера к другому следует грамотно выявить его потребности. Важно чтобы звонок сразу поступал к компетентному сотруднику, который ответственный за интересующую клиента информацию. Это позволит наладить эффективную коммуникацию с клиентами и способствует успешной деятельности фирмы.
